In der heutigen digitalen Ära ist eine prägnante Social-Media-Präsenz für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Unser Leitfaden hilft Ihnen dabei, Ihre Social Media Kanäle auf eine datenschutzfreundliche und transparente Art in Ihr Unternehmen zu integrieren. Dabei ist es ganz egal, ob Sie bereits in den sozialen Medien aktiv sind oder gerade erst starten. Unser kleines How-To bietet wertvolle Tipps für eine datenschutzgerechte Gestaltung Ihrer Online-Präsenz.
Erfolgreicher Umgang mit Social Media
Ein Leitfaden für Datenschutz und Transparenz
Die Nutzung von Social Media Kanälen eröffnet zahlreiche Chancen, birgt jedoch auch potenzielle Risiken für Unternehmen. Hier sind die entscheidenden Punkte: Der Schutz Ihrer Unternehmens- und Kundendaten hat höchste Priorität. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich vor Datenschutzverletzungen und unerlaubtem Zugriff auf Ihre Social-Media-Konten schützen können. Dabei geht es nicht nur um den rechtlichen Rahmen, sondern auch um das Vertrauen Ihrer Kunden. Die verantwortungsvolle Datennutzung ist von entscheidender Bedeutung.
Social-Media-Plattformen sammeln eine Vielzahl von Nutzerdaten und Unternehmen könnten versehentlich sensible Informationen preisgeben. Unser Leitfaden hilft Ihnen dabei, bewusst mit diesen Daten umzugehen und alle Datenschutzbestimmungen einzuhalten und Abmahnrisiken zu minimieren.
Die Sicherheit im Team darf nicht vernachlässigt werden. Oft nutzen Mitarbeitende ihre Unternehmenskonten auch für private Zwecke. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sicherstellen können, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben und keine Sicherheitsverletzungen auftreten.
Praktische Tipps für Unternehmensaccounts in den sozialen Medien
Der Umgang mit Ihren Social Media Channels im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen ist essenziell. Erstellen Sie klare Richtlinien für den Umgang mit sozialen Medien in Ihrem Unternehmen. Dadurch schaffen Sie Klarheit und Sicherheit im Team. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit Social Media und Datenschutz. Ein geschultes Team ist eine wichtige Grundlage für sichere Aktivitäten. Besonders die Beschäftigten der Öffentlichkeitsarbeit und des Marketings sollten speziell zur Nutzung der Social-Media-Kanäle verpflichtet werden.
Halten Sie Ihre Social-Media-Praktiken regelmäßig auf dem Prüfstand, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Standards entsprechen.
Transparente Kommunikation ist der Schlüssel. Informieren Sie Ihre Kunden darüber, wie Sie ihre Daten nutzen, und verlinken Sie auf Ihre Datenschutzerklärung. Diese können Sie beispielsweise in die sogenannte „Biografie“ von Instagram oder den Reiter „Info“ bei Facebook einbinden.
Wir haben für Sie eine Auflistung der beliebtesten Plattformen vorbereitet und erklären, wo und wie Sie dort Ihre Datenschutzerklärung und ggf. Ihr Impressum direkt verlinken können.
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Facebook (Seiten, -Gruppen)
Verlinken Sie Ihr Impressum und Ihre Datenschutzerklärung im Reiter „Info“ in Ihrem Social-Media-Account. |
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LinkedIn
Verlinken Sie Ihr Impressum und Ihre Datenschutzerklärung im Reiter „Info“ in Ihrem Unternehmens-Profil. |
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X / Twitter
Verlinken Sie Ihr Impressum und Ihre Datenschutzerklärung, indem Sie auf Ihr Profil klicken und dort die Links in der Profilbeschreibung (bzw. „Biografie“) platzieren. |
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Xing
Verlinken Sie Ihr Impressum und Ihre Datenschutzerklärung im Reiter „Über uns“ bzw. „Wir über uns“ im „Steckbrief“. |
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Google und YouTube
Verlinken Sie Ihr Impressum und Ihre Datenschutzerklärung im Reiter „Kanalinfo“ in der „Beschreibung“ oder bei den „Links“. |
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Instagram
Verlinken Sie Ihr Impressum und Ihre Datenschutzerklärung in der sogenannten „Biographie“. |
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Vimeo
Um Ihr Impressum und Ihre Datenschutzerklärung in Ihrem Vimeo Account zu verlinken, benötigen Sie einen Vimeo Plus-Account (oder höher). Erst dann wird in der „Profilinformation“ die Möglichkeit freigeschalten, Links anzugeben. |
Verwenden Sie einfache Verlinkungen zu Social-Media-Kanälen statt Plug-ins, um die Datenschutzanforderungen zu erfüllen.
Schaffen Sie Vertrauen und Transparenz
Transparenz ist für Kunden von größter Bedeutung. Hier sind einige Schritte, die unternommen werden sollten, um die Daten Ihrer Kunden zu schützen und diesen maximale Transparenz zu bieten.
Teilen Sie klar mit, wenn Social-Media-Komponenten auf Ihrer Website vorhanden sind, und erklären Sie, wie die Daten genutzt werden können. Setzen Sie dies beispielsweise in einem separaten Absatz in Ihrer Datenschutzerklärung auf der Website um und verlinken Sie auf dem jeweiligen Social-Media-Kanal auf diese Datenschutzerklärung.
So können die Besuchenden Ihrer Website nachvollziehen, welche Daten durch Social-Media-Komponenten erfasst werden. Gleichzeitig klären Sie darüber auf, wie diese Daten verwendet werden. Dies erfolgt durch einen gesonderten Absatz in der Datenschutzerklärung auf der Website. Bevor Sie Plug-ins verwenden, die personenbezogene Daten sammeln, holen Sie die Zustimmung Ihrer Kunden ein. So haben diese die Kontrolle über die Nutzung ihrer Daten. Diese Zustimmung lässt sich effizient über die Einbindung eines Cookie-Banners auf der Website umsetzen. Setzen Sie Sicherheitsmaßnahmen ein, um die Daten zu schützen, und wählen sorgfältig Ihre Social-Media-Partner aus. Denkbar wäre hier der Einsatz einer Zwei- oder Mehrfaktorauthentifizierung, um den Zugriff auf die Social-Media-Kanäle bestmöglich abzusichern.
