Seit dem 24. November 2021 gilt bundesweit die 3G-Regelung am Arbeitsplatz für Arbeitgeber und Beschäftigte. Ungeimpfte oder nicht genesene Arbeitnehmer müssen seither einen aktuell gültigen Testnachweis erbringen, wenn Kontakte zwischen der Belegschaft, Arbeitgeber oder Kunden nicht ausgeschlossen werden können. In der Praxis heißt das: Mit dem Betreten des Arbeitsplatzes müssen Mitarbeiternde einen 3G-Nachweis vorlegen.
Testpflicht, 3G-Regelung und Infektionsschutz am Arbeitsplatz
Das Coronavirus beschäftigt uns auch am Ende des Jahres 2021 weiterhin und betrifft alle Bereiche unseres persönlichen und betrieblichen Alltags. So steigen die Infektionszahlen in Deutschland gegenwärtig wieder rasant an. Am 24. November 2021 liefen die Regelungen zur „epidemischen Lage von nationaler Reichweite“ zunächst aus. Klar ist allerdings, dass Schutzmaßnahmen auch künftig erforderlich sind, um die Infektionsketten zu durchbrechen. Der Gesetzgeber hat daher bundeseinheitliche Anschlussregelungen erlassen, die nun seit dem 24. November 2021 und mindestens bis zum 19. März 2022 gelten werden.
Eine Neuregelung betrifft dabei auch konkret die bisherige Datenschutzpraxis: Mit Änderung des Infektionsschutzgesetzes (IfSG) zum 24. November 2021 rückt für Arbeitgeber und Beschäftigte in Sachen betrieblicher Infektionsschutz die neu geregelte Vorschrift des § 28b IfSG in den Mittelpunkt, die eine 3G-Regelung am Arbeitsplatz sowie eine erneute Homeoffice-Pflicht vorsieht.
3G-Regelung am Arbeitsplatz – Tägliche Kontrollen und Dokumentation
Beim Betreten der Arbeitsstätte sind Arbeitgeber und Beschäftigte ab sofort dazu angehalten, über einen Impf-, Genesenen- oder Testnachweis zu verfügen und diesen stets mit sich zu führen. Auf Wunsch des Beschäftigten kann der Arbeitgeber auch den Nachweis verwahren. Arbeitgeber müssen die Nachweise über den Status geimpft, genesen oder getestet ihrer Beschäftigten täglich kontrollieren und diesen Vorgang auch dokumentieren. Es besteht somit auch eine Nachweisvorlagepflicht für den Arbeitnehmer.
Für Ungeimpfte gilt, dass ein Betreten der Arbeitsstätte nur unter Vorlage eines tagesaktuellen, negativen Testergebnisses möglich ist. Für Geimpfte und Genesene entfällt im Allgemeinen die tägliche Zutrittskontrolle, nachdem der Arbeitgeber den Impf- bzw. Genesenennachweis kontrolliert und die Kontrolle entsprechend dokumentiert hat. Im Falle von Kontrollen durch die zuständigen Behörden sind sowohl Arbeitgeber als auch Beschäftigte angehalten, Impf-, Genesenen- sowie Testnachweise stets griffbereit zu haben. Zu beachten ist, dass der Arbeitgeber aber auch weiterhin kein umfängliches Auskunftsrecht hat, den Impf- oder Genesenenstatus seiner Beschäftigten zu erfragen. Beschäftigte können somit Testnachweise vorzeigen und mit sich führen, statt ihrer Impf- oder Genesenennachweise. Das Vorzeigen eines entsprechenden 3G-Nachweises gilt im Übrigen auch für das Betreten von Baustellen, Verkehrswegen, Lager- und Sanitärräumen.
Besonders strenge Regeln gelten allerdings für Beschäftigte in der Gesundheits- und Pflegebranche. Auch wenn sie bereits geimpft oder genesen sind, müssen sie laut dem neuen Bundesinfektionsschutzgesetz zusätzlich einen negativen Schnell- oder PCR-Test vorweisen. Diese Regelung sorgt nicht nur seitens der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) und der Gesundheitseinrichtungen für Unverständnis. In einer Stellungnahme kritisiert der stellvertretende Vorstandsvorsitzende der KBV, Dr. Stephan Hofmeister, dass die zusätzliche Testpflicht für Geimpfte und Genesene im Gesundheitswesen die Versorgung bedrohe und „in den Arztpraxen zu einer Gefährdung der in der Pandemie unbedingt sicherzustellenden Arbeitsabläufe“ führe. Einigen Bundesländer wie unter anderem Bayern, Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen, Hamburg oder Bremen haben die Umsetzung dieser Regelung bereits per Moratorium gestoppt. Angesichts dieser Entwicklung geht die KBV nun davon aus, dass die den Arztpraxen und Kliniken zusätzlich auferlegte Testpflicht auch bundesweit ausgesetzt wird.
Erneute Homeoffice-Pflicht
Um das Risiko von Ansteckungen auf dem Weg zum und am Arbeitsplatz weitestgehend zu reduzieren, sind Arbeitgeber bei Büroarbeiten oder vergleichbaren Tätigkeiten verpflichtet, den Beschäftigten die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen. Die Verlagerung des Arbeitsplatzes ins Homeoffice darf nur bei Vorliegen von zwingenden betrieblichen Gründen versagt werden. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Erscheinen des Beschäftigten notwendig ist, da die Tätigkeit im Homeoffice nicht ausgeführt werden kann. Die Beschäftigten haben dieses Angebot anzunehmen, soweit ihrerseits keine Gründe entgegenstehen.
Zu beachten ist, dass Beschäftigte, solange sie im Homeoffice arbeiten, keiner Nachweispflicht nachkommen müssen. Begeben sie sich jedoch zur Arbeitsstätte, sind auch sie zur Vorlage eines Nachweises verpflichtet. Ob die Arbeit nun im Unternehmen oder von Zuhause aus erfolgt – der Datenschutz verliert dabei nie seine Bedeutung. Über die wichtigsten Aspekte zum Datenschutz im Homeoffice hatten wir hier an früherer Stelle bereits berichtet.
Eine Dokumentation der Daten ist nun erforderlich
Eine wesentliche Brisanz bringen die neuen Regelungen des § 28b IfSG mit sich: Die Ergebnisse der durchgeführten Kontrollen müssen nunmehr durch den Arbeitgeber dokumentiert werden. Zuvor reichte regelmäßig das „Vorzeigen“ des Immunisierungsstatus aus. Da diese Kontrollen zu Nachweiszwecken fortan dokumentiert ablaufen müssen, sind auch die Regelungen zum Datenschutz einzuhalten. Im Hinblick auf die Pflicht des Arbeitsgebers zur Nachweiskontrolle erstreckt sich die Ermittlung und Abfrage von personenbezogenen Daten nur auf
- den Vor- und Nachnamen
- die Art des Nachweises
- die entsprechende Gültigkeitsdauer
Dabei ist allerdings zu beachten, dass es sich in diesem Kontext um besondere Datenkategorien der Beschäftigten handelt. Somit sind technische und organisatorische Maßnahmen der Datensicherheit zu ergreifen, welche insbesondere die sensiblen Daten vor unbefugten Zugriffen schützen. Die personenbezogenen Daten dürfen grundsätzlich auch nur zu festgelegten, eindeutigen und legitimen Zwecken verarbeitet werden. Vorliegend dürfen die personenbezogenen Daten nur zur Nachweiskontrolle und der Anpassung des betrieblichen Hygienekonzepts verarbeitet werden. Eine andere oder darüberhinausgehende Verarbeitung ist unzulässig. Ebenfalls sind Aufbewahrungsfristen zu beachten. Die personenbezogenen Daten sind spätestens sechs Monate nach Erhebung zu löschen.
Was bedeutet das für praktische Umsetzung in Ihrem Unternehmen?
Durch die Dokumentationspflicht handelt es sich nunmehr um eine Datenverarbeitung. Diese muss entsprechend in einem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten berücksichtigt werden. Weiterhin sind die Beschäftigten über den Datenschutz zu informieren. Zuletzt muss gesondert darauf geachtet werden, dass die entsprechenden Dokumentationslisten nur den Personen zugänglich sind, die die Kontrollen durchführen oder konkret die Nachweise vor den Behörden erbringen müssen. Für weitere allgemeine Informationen zu diesem Thema können wir auf das ausführliche FAQ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales verweisen.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Unterstützung zum aktuellen Thema benötigen, sprechen Sie uns gerne an. Unsere Datenschutzbeauftragten stehen Ihnen gerne zur Verfügung, erstellen für Ihren Betrieb Muster-Datenschutzinformatonen und geben Ihnen wertvolle Hinweise, wie Sie den aktuell geltenden Infektionsschutz in Ihrem Betrieb datenschutzkonform umsetzen können.
Wegfall der 3G-Regelung am Arbeitsplatz –
Update vom 20. April 2022
Im November des letzten Jahres informierten wir Sie bezüglich der 3G-Regelung am Arbeitsplatz und klärten Sie über die tägliche Nachweiskontrolle und damit verbundene Dokumentationspflichten für Unternehmen, Organisationen und Betriebe auf. Wenngleich das Corona-Virus immer noch das gesellschaftliche sowie wirtschaftliche Leben prägt, sind mit der novellierten Fassung des § 28b Infektionsschutzgesetz (IfSG) die bisherigen Regelungen zur Erfassung des 3G-Status am Arbeitsplatz und zur Homeoffice-Pflicht am 20. März 2022 ersatzlos entfallen.
Was bedeutet der Wegfall der gesetzlichen 3G-Regelung am Arbeitsplatz für mich als Arbeitgeber?
Der ehemalige § 28b IfSG verpflichtete alle Arbeitgeber dazu, die Nachweise über den Status geimpft, genesen oder getestet ihrer Beschäftigten und Besucher der Arbeitsstätte täglich zu kontrollieren und diesen Vorgang auch zu dokumentieren. Unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten war die Dokumentationspflicht der 3G-Nachweise von großer Bedeutung. Die Dokumentation stellte nunmehr eine Datenverarbeitung dar, deren datenschutzkonforme Umsetzung Anforderungen an Ihre Unternehmenspraxis stellte. Mit Wegfall der gesetzlichen 3G-Regelung nach § 28b IfSG a.F. ist für eine Vielzahl von Arbeitgebern die rechtliche Grundlage entfallen, den 3G-Status ihrer Beschäftigten zu erheben. Dies bedeutet, dass Sie zukünftig den 3G-Status Ihrer Mitarbeiter nur dann erfassen dürfen, wenn eine andere rechtliche Grundlage die Abfrage des Nachweises erlaubt, da andernfalls die Erfassung unzulässig ist.
Was passiert jetzt mit den erhobenen Daten?
Bisher war die Dauer zur Speicherung des 3G-Status ab dem Zeitpunkt der Erhebung auf maximal sechs Monate begrenzt. Bettina Gayk, Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreit in NRW, erklärte nach Wegfall der gesetzlichen 3G-Regelung im Hinblick auf die Aufbewahrungsdauer: „Da die Rechtsgrundlage entfallen ist, gehen wir davon aus, dass die Speicherung regelmäßig nicht mehr erforderlich ist und die Daten schon jetzt gelöscht werden sollten.“ Weil es sich bei den erhobenen Daten um schutzwürdige Gesundheitsdaten handelt, ist eine rechtskonforme Entsorgung dieser unbedingt notwendig. Digitale Daten sind vollständig und unwiderruflich zu löschen; in Papierform erhobene Daten dürfen nicht lediglich händisch zerrissen und entsorgt werden. Für eine ordnungsgemäße Vernichtung empfiehlt sich die Nutzung eines Aktenvernichters mit einer entsprechend hohen Sicherheitsstufe (z. B. Sicherheitsstufe 4 oder höher nach DIN 66399).
Existieren vergleichbare Vorschriften wie der ehemalige § 28b IfSG, die eine Erfassung des 3G-Status am Arbeitsplatz erlauben?
Mit der Novellierung des § 28b IfSG ist die Hauptnorm für die Erfassung des 3G-Status am Arbeitsplatz entfallen. Andere rechtliche Regelungen ermöglichen bzw. verpflichten bestimmte Einrichtungen zur Abfrage des 3G-Nachweises. Konkret lassen sich damit aber nur noch Kontrollen bzw. die Vorlage von Nachweisen legitimieren – mithin aber nicht mehr die vorherige Dokumentation und somit Datenerfassung:
Wichtig: Zwar sind einrichtungsbezogene Auskunftspflichten hinsichtlich des Geimpft- oder Serostatus sowie länderspezifische Normen zur Nachweiskontrolle wie oben beschrieben möglich. Für die Dokumentation der Nachweisabfrage ist gegenwärtig allerdings keine Rechtsgrundlage ersichtlich.
Zusammenfassung
Mit Wegfall der gesetzlichen 3G-Regelung am Arbeitsplatz ist eine Abfrage des Geimpft- oder Serostatus nur im Rahmen der § 23a und § 36 Abs. 3 IfSG möglich, was der rechtlichen Ausgangssituation vor Einführung des § 28b IfSG a.F. entspricht. Neu ist die Immunitätsnachweispflicht bzw. Impfpflicht nach § 20a IfSG. Für Arbeitgeber, die keine betroffene Einrichtung im Sinne der benannten Vorschriften führen, besteht zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine Möglichkeit zur Abfrage des 3G-Status ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus sind bereits dokumentierte 3G-Nachweise jetzt zu löschen und zu vernichten.
